Calendário de compras: proposta para otimização de processos em uma universidade federal
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Resumo
As instituições públicas enfrentam o desafio de incorporar práticas que garantam maior transparência, responsabilidade e eficiência na gestão de seus recursos. Isso implica realizar aquisições e contratações que atendam adequadamente às necessidades das entidades. Na unidade administrativa objeto dessa intervenção técnica, verificou-se que menos de 20% das solicitações de compras são submetidas corretamente, resultando em retrabalho, atrasos e sobrecarga na equipe. Nesse contexto, o objetivo deste estudo foi desenvolver um modelo de calendário de compras voltado à organização do fluxo de demandas de materiais e serviços, integrando práticas existentes e propondo melhorias fundamentadas em uma análise crítica do processo atual. A metodologia contemplou a observação participante, análise documental e entrevistas com os servidores envolvidos nas compras, permitindo diagnosticar lacunas no planejamento e na execução das atividades. A análise dos resultados revelou 13 problemas, destacando-se a ausência de ferramentas para validação das demandas, falta de planejamento anual, irregularidades nos fluxos de trabalho e predominância de ações reativas para atender a solicitações de última hora, os quais foram priorizados para a intervenção. Em resposta, foi estruturado um calendário de compras que distribui as solicitações uniformemente durante o ano, reduzindo picos de demanda e equilibrando o fluxo de trabalho. Adicionalmente, foram desenvolvidos um checklist para validação e um documento orientativo com diretrizes sobre o correto preenchimento das solicitações e funcionamento do novo calendário. A proposta visa incentivar o planejamento alinhado a práticas existentes no mercado, transformando desafios em oportunidades.
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